Para responder a essa pergunta, precisamos considerar a Constituição Federal, o CTN, a CLT, LC 123/06, Lei 8.212/91, o STF, o STJ. Instruções Normativas da SRF e Portaria do MTE.
Os documentos fiscais devem ser armazenados pelo período de 5 (cinco) anos, visto que a legislação tributária determina que o Fisco possui esse tempo para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada em virtude da não apresentação.
A tabela abaixo demonstra de forma simplificada o fundamento legal e quanto tempo precisam ser armazenados alguns documentos fiscais.
| Documento | Prazo | Fundamento Legal |
| Notas fiscais e recibos | 5 anos | Art. 195 e 174 do CTN |
| Livros fiscais | 5 anos | Art. 195 e 174 do CTN |
| IR – Imposto de Renda | 5 anos | Art. 173 e 174 do CTN |
| CSLL – Contribuição Social Sobre o Lucro | 5 anos | Art. 33 e 45 da Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 do STF |
| PIS – Programa de Integração Social | 5 anos | Art. 33 e 45 da Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 do STF |
| COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social | 5 anos | Art. 33 e 45 da Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 do STF |
| ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços | 5 anos | Art. 173 e 174 do CTN |
| Declarações: DIPJ, DCTF, DACON | 5 anos | Art. 173 e 174 do CTN |
| DASN – Declaração Anual do Simples Nacional | 5 anos | Art. 173 e 174 do CTN e Art. 26 da LN 123/06 |
| DIRF – Declaração de Imposto Retido na Fonte | 5 anos | Art. 173 e 174 do CTN e Art. 28 da IN/SRF 784/07 |
| IRPF e Deduções – Declaração de Ajuste Anual | 5 anos | Art. 173 e 174 do CTN |
| GIA – Guia de Informações e Apuração do ICMS | 5 anos | Art. 173 e 174 do CTN e Art 9º da Portaria CAT 46/00 |
Em se tratando de documentos trabalhistas os prazos podem diferir, pois, alguns não podem ser descartados, a tabela abaixo aponta essas diferenças nos prazos de armazenamento.
| Documento | Prazo | Fundamento Legal |
| Contrato de trabalho | Indeterminado | Guardar por prazo indeterminado para comprovar tempo de serviço (Art. 603 da CLT c/c Art. 19 DEC. 3048/99) |
| Recibo de pagamento de salário, férias, 13º salário, controle de ponto | 5 anos | Art 7º, XXIX da CF e Art. 11 da CLT |
| Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho | 2 anos | Art 7º, XXIX da CF |
| Folha de Pagamento | 10 anos | Art. 255 I e § 5º, DEC 3048/99 |
| Livro ou Ficha de Registro de Empregado | Indeterminado | Guardar por prazo indeterminado para comprovar tempo de serviço (Art. 603 da CLT c/c Art. 19 DEC. 3048/99) |
| FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço | 5 anos | Determinado pelo STF |
| GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e Informações Previdenciária | 5 anos | Determinado pelo STF |
| GRFC – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social | 5 anos | Determinado pelo STF |
| GPS – Guia da Previdência Social | 5 anos | Art. 45 Lei 8212/91 c/c súmula vinculante nº 8 do STF |
| Contribuição Sindical | 5 anos | Art. 578 e 579 da CLT c/c Art. 173 e 217 dp CTN |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 5 anos | Art 1º, § 2º da Portaria MTE nº 235/03 |
Obs.: Os documentos relativos ao FGTS deviam ser guardados por 30 anos conforme o que era previsto nas Súmulas nº 362 do TST e nº 210 do STJ, tendo como fundamento o Art. 23, § 5º da Lei 8.036/90 e Art. 55 do DEC. Nº 99.684/90. Mas, em novembro de 2014, no julgamento do ARE 709212/DF, o Plenário do STF pacificou o entendimento de que esse período deve corresponder a apenas 5 anos.
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